¿Cómo hacer una carta de amonestación a un trabajador?
9 Enero 2025
La carta de amonestación a un trabajador es una forma de hacer cumplir la disciplina y mantener la formalidad en la comunicación con los empleados. Cuando se emiten de manera correcta, corrigen la conducta inapropiada, protegen el lugar de trabajo y mantienen la profesionalidad en el entorno.
Para los responsables de recursos humanos, es necesario entender cómo redactar y distribuir una carta de amonestación para poder resolver problemas de manera efectiva y dentro del marco de la ley. En este artículo explicaremos el proceso paso a paso de cómo redactar una carta de amonestación a un trabajador; además, te daremos algunos ejemplos y recomendaciones que te ayudarán.
¿Qué es una carta de amonestación a un trabajador?
Una carta de amonestación a un trabajador es una herramienta de comunicación formal mediante la cual se notifica a un empleado por registrar un comportamiento o acción que menoscaba las normas y reglamentos internos. Sus objetivos son:
- Informar al trabajador sobre la falta cometida, ya sea una falta leve o una falta grave en el trabajo.
- Dejar evidencia por escrito en caso de repetición y conciliar ante eventualidad legal.
- Sentar precedente para reforzar la conducta ética según las reglas internas.
Es importante que la carta sea emitida de manera clara, respetuosa y objetiva, destacando la importancia de corregir el comportamiento.
Casos comunes que requieren una carta de amonestación
Hay muchos comportamientos que pueden requerir la emisión de una carta de amonestación. Algunos de los más comunes incluyen:
- Retrasos frecuentes: llegar tarde al trabajo repetidamente sin una justificación adecuada.
- Ausencias no justificadas: no acudir al trabajo, no comunicar ni justificar el motivo de ausencia.
- Faltas de respeto: conductas inadecuadas frente a colegas, líderes o clientes.
- Desobediencia: negarse a obedecer instrucciones dadas por los encargados relacionadas con su trabajo.
- Bajo rendimiento intencional: reducción del rendimiento de manera intencional sin causa o motivo justificado.
- Uso indebido de recursos de la empresa: por ejemplo, usar recursos corporativos para una salida personal.
Reconocer un tipo específico de comportamiento que representa una violación de las reglas de la empresa para emitir una carta de amonestación.
Elementos clave que debe incluir una carta de amonestación
Para que una carta de amonestación a un trabajador sea clara, válida y legalmente apropiada, debe contener los siguientes elementos:
- Cabecera: datos de la empresa, como nombre, logo y dirección de la empresa.
- Información personal: nombre completo y cargo del trabajador.
- Fecha y lugar: el día en que se emite la carta y la ubicación de la empresa.
- Descripción de la falta: explicación objetiva del acontecimiento, incluidas posibles fechas.
- Referencia a políticas internas: qué resulta de las políticas y procedimientos que infringe y cómo se debe actuar.
- Consecuencias: descripción de las normas, instrucciones o directrices que sustentan la amonestación.
- Firma: espacio para la firma de ambas partes, como muestra de la recepción.
Este formato permite dar un mensaje claro y reducir la confusión o disputa.
Paso a paso: cómo redactar una carta de amonestación
Saber cómo redactar una carta de amonestación puede marcar una diferencia significativa para asegurar que el mensaje fluya con eficacia y profesionalidad:
- Define el motivo: evalúa la situación para garantizar que la infracción merezca una amonestación oficial.
- Encabeza la carta: esto puede incluir el logotipo de la empresa, así como el nombre de la empresa y la dirección.
- Identifica al empleado: incluye el nombre, el departamento y la posición del empleado.
- Redacta la descripción de la falta: haz una descripción objetiva de la falta y, si es posible, simplemente enumera lo que ocurrió sin emitir juicios.
- Referencia normativa: resalta las políticas y procedimientos que se encuentran detrás de tu decisión.
- Expón las consecuencias: alerta sobre acciones venideras si la conducta persiste.
- Firma: deja lugar en la parte inferior para que tú y el empleado puedan firmarlo.
Un mensaje claro y sin rodeos potencia la comunicación y evita las dudas.
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Modelos y ejemplos de cartas de amonestación
Aquí traemos para ti un modelo y ejemplo de una carta de amonestación por desobediencia:
Ejemplo de carta por faltas de puntualidad
Empresa S.A.
[Dirección de la empresa]
[Ciudad, Fecha]
Para: [Nombre completo del empleado]
Cargo: [Puesto]
Estimado/a [Nombre]:
Por la presente, queremos notificarle de manera formal que hemos identificado [número] retrasos recientes en su horario de trabajo los días [fechas específicas]. Estas acciones incumplen con lo establecido en [nombre de política o manual interno].
Le recordamos la importancia de respetar el horario establecido para garantizar el correcto desempeño de nuestras funciones y la colaboración con sus compañeros. Esta carta constituye una advertencia escrita.
Quedamos a su disposición para abordar cualquier duda o sugerencia sobre cómo mejorar esta situación.
[Nombre y cargo del supervisor]
Firma: ___________
[Nombre y firma del empleado]
Firma: ___________
Estos modelos pueden adaptarse según las circunstancias y las políticas empresariales.
Posibles respuestas y manejo de reacciones del empleado
Al entregar la carta de amonestación, es probable que ocurran diversas reacciones, entre las que se encuentran:
- Aceptación: el trabajador puede reconocer su fallo y estar listo para mejorar.
- Negación: algunos podrían desmentir los cargos o justificar las circunstancias.
- Reacciones emocionales: puede haber frustración o enojo.
Como responsable de recursos humanos debes:
- Escuchar al empleado de forma imparcial.
- Aportar evidencia de la falta.
- Definir los pasos a seguir y destacar la necesidad de mejorar.
La forma en que manejes esto impedirá futuras disputas e impactará en tu relación con los empleados.
Consideraciones legales al emitir una carta de amonestación
Para evitar problemas legales, asegúrate de que tu carta sea jurídicamente sólida según las leyes laborales de tu región. Ahora hay algunas pautas clave a considerar:
- Validar la falta: confirma que se haya cometido una falta y pruébala con evidencia sólida.
- Cumplir con la legislación vigente: si tu jurisdicción lo demanda, puedes incluir pasos previos como conversaciones.
- Garantizar equidad: aplicar las reglas con armonía entre todos los trabajadores.
- Documentar todo: guardar copias de la carta y registrar las comunicaciones relacionadas con el caso.
Cumplir con estos puntos te mantendrá seguro ante el riesgo legal y te hará lucir más profesional en todo el proceso.
Conclusión
Las cartas de amonestación a un trabajador son un aspecto clave para garantizar el orden y la disciplina en una empresa. Al ser creadas y redactadas de manera concisa, evidencia y una apreciación clara de los límites legales, los responsables de recursos humanos tendrán a su disposición un instrumento eficaz para abordar las cuestiones de conducta.
No dudes en utilizar la carta de amonestación en un trabajador como un método para estimular una comunicación abierta y constructiva en el entorno laboral.
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