¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores de una empresa?

¿Qué son las dietas en el trabajo y qué tipos hay?

Empecemos definiendo qué son las dietas en el trabajo. Las dietas de los trabajadores son compensaciones económicas destinadas a cubrir los gastos de manutención, alojamiento y transporte que pueda tener al desempeñar su labor fuera de su lugar habitual de trabajo.

Estos gastos extra no son parte del salario, sino más bien un reembolso por costes que tu empleado no tendría si no fuera por el requerimiento de desplazarse por motivos laborales.

Tipos de pagos de dietas

• Dieta media: imagina que tus empleados se desplazan al trabajo. Por cada día fuera, recibirán una cantidad fija, sin necesidad de guardar tickets o facturas. ¿No es práctico? Eso sí, el importe puede cambiar dependiendo del convenio colectivo y el destino.
• Dieta entera: ahora bien, si prefieres que los gastos se justifiquen, la dieta entera es la opción. Tus empleados deberán presentar comprobantes de sus gastos para recibir el reembolso correspondiente.
• Dieta diaria: similar a la entera, pero con una vuelta de tuerca: el importe varía según el convenio y el lugar de desplazamiento. ¿No crees que es justo ajustar la dieta a la realidad de cada destino?
• Dieta por kilómetro: ¿y qué hay de esos kilómetros que tus empleados recorren? Cada uno cuenta, y por ello, se les compensa por cada kilómetro viajado en misión laboral.
• Dieta por pernoctar: cuando la jornada se extiende y toca pasar la noche fuera, esta dieta cubre el descanso merecido de tus empleados en un lugar que no es su hogar. Dieta por comida: ya sea un almuerzo entre reuniones o una cena después de un largo día, esta dieta asegura que tus empleados se alimenten como se debe sin preocuparse por el coste.
• Dieta por alojamiento: las noches fuera de casa también implican un lugar donde descansar. Esta dieta se encarga de que tus empleados tengan un techo cómodo y seguro durante sus viajes.
• Dieta por gastos varios: y para esos gastos adicionales que surgen, como el equipaje o los billetes de transporte, existe una dieta que los contempla.

Legalidad del pago de dietas: ¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?

¿Sabías que no siempre es obligatorio pagarlas? Según el Estatuto de los Trabajadores en España, las dietas se convierten en un deber para tu empresa cuando tu empleado tiene que desplazarse fuera de su lugar habitual de trabajo y, por tanto, incurre en gastos adicionales.

Entonces, ¿Cómo se establece esto? Las dietas y su importe se deben especificar en el convenio colectivo o, si no existe, en el contrato individual de trabajo.

Es importante mencionar que, según el Estatuto de los Trabajadores, las dietas por desplazamiento no solo compensan los gastos de viaje, sino también los de manutención y estancia cuando tu empleado se encuentra fuera de su lugar común de trabajo.

Es crucial que como responsable de Recursos Humanos estés al tanto de estas normativas para evitar cualquier tipo de conflicto laboral. 

¿Revisaste ya el convenio aplicable a tu sector para verificar las condiciones? No olvides que, aunque están exentas de cotización a la Seguridad Social hasta cierto límite, deben declararse como rendimientos del trabajo en el IRPF.

Y aquí surge otra pregunta importante: ¿están claras las políticas de dietas de los trabajadores en tu empresa? Es fundamental que tus empleados conozcan sus derechos y obligaciones, y que tu empresa establezca un procedimiento transparente y justo para el reembolso de estos gastos.

¿Cuánto es la dieta de un trabajador?

En España, la Agencia Tributaria pone límites de cuánta es la dieta de un trabajador exenta de IRPF para evitar sorpresas fiscales. Por ejemplo, si tus empleados viajan con alojamiento, pueden recibir hasta 53,34 euros al día sin preocuparse por el IRPF.

Y si no necesitan pernoctar, el límite es de 26,67 euros. Pero, ¿sabías que estos importes pueden ser más flexibles? Sí, dependiendo del convenio colectivo de tu empresa o de acuerdos individuales, podrías ajustar estas cifras.

Ahora, hablemos de cómo se calcula la dieta. No es solo cuestión de números; hay que considerar varios factores para calcular cuánto es la dieta de un trabajador:

• La distancia y el tipo de desplazamiento: no es lo mismo un viaje a la ciudad más cercana que uno al otro extremo del país, ¿cierto? Y si se usa transporte público, el coste varía.
• El alojamiento y la manutención: si tus empleados necesitan un lugar donde dormir y comer, eso incrementa el gasto. Es lógico, ¿no?El convenio colectivo: cada sector tiene sus propias reglas. Algunos convenios incluso definen un modelo de dieta fijo, lo que simplifica las cosas. Además, es importante considerar lo que establece el Estatuto de los Trabajadores sobre las dietas.
• El acuerdo individual: a veces, lo mejor es un trato personalizado. Si tu empresa y tu empleado se ponen de acuerdo, pueden establecer un modelo que beneficie a ambos.