¿Está la empresa obligada a pagar kilometraje?
16 Abril 2025
La compensación por kilometraje ha cobrado una gran importancia, particularmente con el creciente uso de vehículos personales para llevar a cabo tareas profesionales. Este asunto es relevante tanto para empresas como para empleados, dado que genera preguntas claves acerca de derechos, responsabilidades y ventajas.
Para los encargados de recursos humanos, comprender si está la empresa obligada a pagar kilometraje, cómo determinar estos pagos y en qué situaciones se aplican, es esencial para acatar la legislación y mantener a los trabajadores contentos. Por eso, aquí te detallaremos las regulaciones, criterios y prácticas vinculadas al kilometraje en el ambiente de trabajo.
¿Qué establece el Estatuto de los Trabajadores sobre el kilometraje?
El Estatuto de los Trabajadores es el marco jurídico principal que rige las relaciones de trabajo en España, incorporando elementos como el kilometraje.
Aunque no especifica de manera directa el precio del kilometraje, el estatuto de los trabajadores sostiene que las compañías deben asumir los gastos en los que incurra un empleado como consecuencia directa de sus labores. Este precepto abarca los costes asociados al usar un vehículo propio para actividades asignadas por la compañía.
En este contexto, se entiende que la “compensación por kilometraje en el trabajo" es un derecho legítimo, siempre que sea necesario para cumplir con las responsabilidades laborales. A pesar de que el estatuto no establece un valor estándar, permite que se establezcan acuerdos entre el empleador y el empleado a través del contrato de trabajo, acuerdos colectivos o políticas internas de la organización.
Además, Hacienda propone que el precio máximo libre de impuestos por kilómetro recorrido es de 0,19 euros por kilómetro efectuado, más costos extra como peajes o aparcamientos, siempre que estén debidamente justificados.
Criterios para el pago de kilometraje en las empresas
La remuneración por kilómetros a un empleado no es automática ni universal. Hay determinados criterios en los que está la empresa obligada a pagar kilometraje:
- Uso exclusivo para actividades laborales: El empleado tiene la obligación de demostrar que su automóvil se empleó únicamente para actividades vinculadas a su trabajo. Es habitual en áreas como las ventas, el servicio al cliente o el mantenimiento técnico.
- Previa autorización: En numerosas situaciones, las empresas necesitan que se justifique y registre con antelación la necesidad de usar el vehículo personal para evitar confusiones.
- Gasto razonable: Las distancias recorridas deben ajustarse a las demandas de la actividad. La compañía tiene el derecho de cuestionar trayectorias excesivas o desmedidas.
- Acuerdo explícito: El pago por kilometraje debe estar detallado en el contrato de trabajo, acuerdo colectivo o en una política interna de devolución de costos.
Al acatar estos criterios, estará claro cuándo se paga el kilometraje a un trabajador y la organización podrá asumir este gasto de forma correcta, respetando tanto la legalidad como la transparencia necesaria.
¿Cuál es el coste del kilometraje en una compañía?
Una de las preguntas más comunes en este ámbito es “¿a cuánto se paga el kilometraje en una empresa?”. A pesar de que no hay una tarifa universal obligatoria para todas las entidades, la legislación tributaria española determina un precio máximo libre de impuestos de 0,19 €/km de trayecto, al que pueden añadirse otros costos asociados.
Factores que influyen en el precio:
- Industria o sector: Algunas compañías, dependiendo de su actividad específica, pueden establecer precios más elevados (como en servicios de consultoría o logística).
- Acuerdos colectivos: Algunos acuerdos fijan sus propios precios, incluso por encima del mínimo tributario, como parte de las prestaciones laborales.
- Condiciones laborales específicas: A veces, un trabajador tiene la posibilidad de pactar una tarifa a medida por kilometraje en su contrato de trabajo.
El precio del kilómetro por empresa puede fluctuar considerablemente. Aunque algunas compañías ajustan sus pagos al límite tributario, otras proponen tarifas más flexibles en función de su cultura corporativa o procedimientos internos. Pero en estos casos, los encargados de recursos humanos deben garantizar que las tarifas pactadas sean legítimas y conformes a la ley.
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¿Cómo y cuándo se paga el kilometraje a un trabajador?
El procedimiento para pagar el kilometraje a un trabajador generalmente sigue un sistema claro y documentado, lo que reduce posibles disputas entre el trabajador y el empleador.
- Presentación de justificantes: El empleado tiene la obligación de entregar un reporte exhaustivo de los kilómetros recorridos, las rutas hechas y la razón de trabajo de cada viaje. Esto puede complementarse con recibos de combustible, peajes o aparcamiento.
- Revisión y validación: El encargado de recursos humanos o el responsable de gastos en la compañía verifica la documentación y confirma que los trayectos están relacionados con actividades de trabajo.
- Plazos de pago: A pesar de que no existe un periodo específico establecido por la legislación, usualmente se abonan los kilómetros junto con la nómina mensual para acelerar la remuneración.
- Registro en la empresa: Es aconsejable que las compañías mantengan un registro apropiado de todos los pagos de kilometraje efectuados, tanto para propósitos internos como para eventuales auditorías externas.
Cuando se paga kilometraje a un trabajador, el procedimiento debe cumplir ciertas regulaciones administrativas, para evitar cualquier tipo de dificultades legales o confusiones.
Diferencias en la compensación por kilometraje según el tipo de contrato
La forma contractual puede influir en la forma en que está la empresa obligada a pagar kilometraje:
- Contratos indefinidos: Los trabajadores con este tipo de contrato generalmente se benefician más de los convenios generales o colectivos que establecen tarifas estables o reembolsos concretos.
- Contratos temporales: En ciertas situaciones, la compensación establece términos más restringidos o incluso depende de la aprobación directa de la compañía para cada viaje.
Por esta razón, los encargados de recursos humanos tienen la obligación de asegurar la equidad en los pagos de kilometraje, independientemente del tipo de contrato, respetando las condiciones personales y grupales de cada trabajador.
Complementación al pago de kilometraje: La retribución flexible con tickets de transporte
Una alternativa o complementación al pago de kilometraje es la retribución flexible con tickets de transporte. Este sistema, a pesar de no estar vinculado directamente con el uso de automóviles personales, brinda beneficios considerables tanto para los trabajadores como para la empresa:
- Ventajas tributarias: Los boletos de transporte están exentos de IRPF dentro de un periodo anual, lo que los hace una alternativa fiscalmente eficaz tanto para la empresa como para el trabajador.
- Facilita acceso al transporte público: En entornos urbanos o metropolitanos, donde el uso de automóviles personales puede ser un inconveniente, esta opción es perfecta.
- Costo regulado: Para las organizaciones, establecer una política de remuneración adaptable facilita la administración eficiente de los gastos relacionados con el traslado de los trabajadores, evitando la necesidad de hacer cálculos por kilómetro.
Los boletos de transporte no reemplazan el kilometraje, pero sí incrementan las alternativas de transporte y motivación para los trabajadores, lo que fortalece su dedicación hacia la organización.
Conclusión
La pregunta de si está la empresa obligada a pagar kilometraje encuentra su respuesta en el marco legal y las políticas acordadas en cada caso. A pesar de que no siempre hay un mandato generalizado, las empresas tienen la obligación de asumir los costos cuando el vehículo personal se usa únicamente para actividades de trabajo, siguiendo los criterios fijados.
Además, es esencial calcular correctamente el kilometraje y mantener la transparencia en el pago para prevenir disputas en el trabajo. Para los encargados de recursos humanos, es necesario saber que este asunto afecta los factores financieros y el bienestar de los trabajadores, quienes aprecian profundamente una remuneración equitativa.
Junto a medidas como la retribución flexible, esta práctica puede fortalecer la relación entre la compañía y su equipo, favoreciendo a ambos lados a largo plazo.
