¿Qué es una factura rectificativa y cómo hacerla?

Diferencias entre factura rectificativa y otros tipos de facturas

Debes comprender las distinciones entre lo que es una factura rectificativa y otros formatos de facturación con el fin de que las emplees adecuadamente. A continuación te mostramos algunas diferencias:

• Factura convencional: se emite esta factura para registrar una transacción de venta o prestación de servicios de manera precisa y sin fallos. En cambio, la factura rectificativa se emplea únicamente para enmendar equivocaciones en facturas previamente emitidas.
• Documento proforma: en contraste con la factura rectificativa, que cuenta con validez fiscal, la factura proforma es un registro meramente informativo que no conlleva una responsabilidad de abono.
• Crédito de nota: A pesar de su habitual confusión, el crédito de nota es un instrumento que reduce la cantidad a abonar por el cliente. Mientras que la factura rectificativa tiene la capacidad de incorporar ajustes tanto favorables como desfavorables.

Circunstancias que requieren la emisión de una factura rectificativa

Hay diversas circunstancias que pueden requerir la emisión de una factura rectificativa:

• Errores matemáticos: en caso de que se produzca un desliz en el cálculo del impuesto al valor agregado o en la suma total a abonar.
• Información errónea: cuando se encuentran imprecisiones en los datos que identifican al emisor o al receptor.
• Reembolsos: si se requiere devolver parte o la totalidad de los productos.
• Escasez de datos: cuando la factura primaria no contiene la información necesaria o importante.
• Alteraciones en los términos de venta: modificaciones convenidas entre las partes una vez que la factura original ha sido emitida.

Cada uno de estos casos justifica la necesidad de emitir una nueva factura que corrija los errores o refleje cambios en las condiciones acordadas.

¿Cómo hacer una factura rectificativa paso a paso?

Para asegurar la autenticidad de una factura rectificativa y comprender cómo hacer una factura rectificativa es necesario que sigas una serie de pasos:

• Identificación: lo principal es que especifiques de manera clara que se trata de una "factura rectificativa".
• Referencia a la original: debes hacer mención de la factura original que estás corrigiendo, indicando su número y fecha de emisión.
• Razón de la corrección: explicar minuciosamente la causa que ha dado lugar a la emisión de esta factura revisada.
• Contenido similar al de una factura común: incluye todos los detalles naturales de una factura, como la información del envío y del recibo, la explicación del servicio o artículo, los costes individuales, el porcentaje de impuestos (IVA) y el importe total.
• Numeración exclusiva: la factura corregida debe tener una serie numérica única diferente de las facturas habituales.

Es aconsejable que lleves a cabo este procedimiento sin demora una vez detectado el error. Esto con el fin de prevenir posibles problemas con los impuestos.

Modelo de factura rectificativa

Te mostramos un modelo de factura rectificativa que indica la forma en que se debe organizar este tipo de factura:

Como ves en este modelo de factura rectificativa, es necesario llenar cada casilla con datos exactos para garantizar la validez del documento y su conformidad con las normativas legales.

Tipos de facturas rectificativas y sus características

Hay dos categorías principales de tipos de facturas rectificativas, cada uno diseñado para abordar situaciones específicas que requieren correcciones en las facturas originales.

Factura rectificativa positiva

La factura rectificativa positiva aplica cuando es necesario corregir o ajustar información en una factura original. Todo ello sin que implique una reducción en el importe total. Se utiliza en las siguientes circunstancias:

• Corrección de datos del cliente: si se ha facturado a un cliente con un nombre o dirección incorrectos, se emite una factura rectificativa positiva para corregir estos errores. Por ejemplo, si la factura original se emitió a "Juan Pérez" y debería ser a "Juan Pérez García", se emitirá una nueva factura con los datos correctos.
• Ajustes en el IVA: si luego de emitir una factura se modifica el tipo impositivo del IVA aplicable, se puede emitir una factura rectificativa positiva para ajustar este porcentaje. Por ejemplo, si inicialmente se aplicó un 21% y luego se debe aplicar un 10%, la nueva factura reflejará este cambio.
• Inclusión de datos faltantes: en oportunidades la factura original suele carecer de información importante, como el NIF del cliente. En este caso, se emite una factura rectificativa positiva para añadir esta información, antes faltante.

Factura rectificativa negativa

La factura rectificativa negativa, también conocida como factura de abono, se utiliza para anular total o parcialmente una factura previamente emitida. Es aplicable en situaciones como:

• Devoluciones de mercancías: si un cliente devuelve un producto que ya fue facturado, se debe emitir una factura rectificativa negativa que refleje esta devolución. Por ejemplo, si un cliente devuelve un lote de productos que costaba 370 €, la factura rectificativa va en negativo para indicar este importe como un ajuste negativo.
• Errores en el importe facturado: es necesario emitir una factura rectificativa negativa para corregir si se ha cobrado de más por equivocación. Por ejemplo, si se facturó 280 € por un servicio que realmente costaba 230 €, la nueva factura reflejará un ajuste de -50 €.
• Recuperación del IVA: en casos donde no se ha cobrado el importe total por servicios no prestados o productos no entregados, es posible emitir una factura rectificativa negativa para recuperar el IVA correspondiente a esos importes no cobrados.

Tratamiento fiscal

Desde una perspectiva tributaria, las facturas correctivas o abonos reciben un tratamiento distinto. Por lo general, las facturas rectificativas van en negativo cuando se refieren a devoluciones o ajustes que reducen el importe original. Esto tiene un impacto directo en la forma en que se realizan las declaraciones de impuestos.

En el caso del IVA, si se emite una factura rectificativa negativa por devolución, es posible recuperar el IVA correspondiente. Por otro lado, tenemos el IRPF; en caso de ajustes relacionados con retenciones fiscales, también puede haber implicaciones en las declaraciones trimestrales.

Debes hacer un seguimiento detallado para prevenir posibles multas por descontar incorrectamente ante las autoridades fiscales.

¿Cómo rectificar una factura del año anterior?

Hasta se puede rectificar una factura del año anterior, pero está sujeto a ciertas reglas y límites de tiempo:

• Límite temporal: es posible efectuar ajustes hasta transcurridos cuatro años desde el ejercicio fiscal respectivo.
• Pasos a seguir: lo primero es generar la factura corregida siguiendo el procedimiento indicado. Segundo, notificar por escrito a la Agencia Tributaria acerca de la alteración efectuada. Y por último, incluir duplicados de la factura inicial y la factura actual.

Mediante este proceso se garantiza que cualquier equivocación sea rectificada conforme a las normativas legales vigentes.

¿Cómo contabilizar una factura rectificativa?

Saber cómo contabilizar una factura rectificativa te va a garantizar la exactitud de los registros financieros:

• Registro separado: es necesario registrar la factura rectificativa como un documento independiente del original.
• Ajustes contables: en caso de ser negativa, se reducirá la cantidad de ingresos inicialmente registrados. De ser positiva, la corrección de datos positivos incrementará los ingresos.

Siempre te aconsejaremos que seas orientado por un experto en contabilidad para garantizar que todos los registros cumplan con las leyes tributarias actuales.

Conclusión

Como profesional de recursos humanos que participa en tareas administrativas y financieras en tu empresa, debes comprender el concepto de una factura rectificativa. Esto incluye saber cómo emitirla de manera adecuada, conocer cuándo es apropiado utilizarla y saber cómo contabilizar una factura rectificativa.

Este documento no solo se encarga de rectificar fallos, sino que también resguarda a tu empresa de posibles penalizaciones tributarias. Para garantizar un flujo de dinero sano y transparente en tu empresa, es importante mantener registros detallados y cumplir con las regulaciones establecidas.

Si quieres conocer sus diferencias con una factura recapitulativa, no te pierdas nuestro artículo de blog.